شرح إدارة المشاريع

ما المقصود بإدارة المشاريع؟

يُطلق مصطلح إدارة المشاريع Project Management على عمليات تخطيط وتنظيم موارد الشركات بهدف نقل واجب أو مهمة معيّنة أو حدث نحو الطريق الصحيح للإنجاز، ويمكن أن تُستخدم هذه العمليات في إدارة مشروع واحد أو أنشطة مستمرّة لأكثر من مرة، وتشمل الموارد المقصودة هنا كلًا من الموظفين، المدراء، الشؤون الماليّة، التكنولوجيا، والملكيّة الفكريّة، وحديثًا أصبح في الإمكان استخدام إدارة المشاريع في مجالات أخرى جديدة كتكنولوجيا المعلومات والرعاية الصحيّة وغيرها، وبغض النظر عن المجال أو الصناعة فإنَّ العاملين في إدارة المشاريع ومدراء المشاريع أنفسهم يسعون للحصول على هذه الوظائف لأهميتها في سير الأعمال وللمساعدة في تحديد أهداف هذه المشاريع وفائدتها للشركة أو للمنظمة، بالإضافة لوضع خطط متكاملة تساهم في توجيه الأفراد للقيام بالأمور بالطريقة الصحيحة وتطبيق الخطط على أرض الواقع وإنهائها في الوقت المطلوب، فمن بداية المشروع وحتى الوصول إلى نهايته يتم العمل حسب الخطة المتفق عليها، ولوضع الخطة لا بدَّ من خلق الأفكار المميّزة لتنتقل بعد ذلك إلى رسومات ومخططات تساهم في تسهيل العمل وزيادة فرصة نجاحه.^[١]

ما هي مراحل إدارة المشاريع؟

تعد إدارة المشاريع أمرًا صعبًا نوعًا ما؛ وذلك بسبب التفاصيل الدقيقة التي من الممكن أن تؤثر على نجاحها، كالموارد المطلوبة والميزانيّة المتاحة وآراء العملاء المتغيرة بشكل مستمر، وغيرها العديد من الأمثة، لذلك يتم تقسيم عملية إدارة المشاريع إلى مراحل لتقليل الضغط وزيادة فرصة نجاح العمل، وفي ما يأتي سيتم ذكر مراحل إدارة المشاريع الأساسيّة:^[٢]

المرحلة الأولى: بداية المشروع

تعد المرحلة الأولى مرحلة تحويل الأفكار إلى هدف يمكن العمل عليه وتحقيقه، وفي هذه المرحلة تحتاج الشركات إلى القيام بدراسة الجدوى للمشروع الذي تود البدء به، وفهم الحاجة من القيام بالمشروع على نطاق واسع، ويتم أيضًا في هذه المرحلة الاتفاق على وثيقة المشروع، والتي تعد أمرًا مهمًا يتكوّن من تفاصيل خاصّة بالمشروع؛ كالأهداف، والميزانيّة، والجدول الزمنيّ، وتحديد مدير المشروع، وغيرها من التفاصيل الأخرى.

المرحلة الثانية: تخطيط المشروع

تعد المرحلة الثانية أكثر مرحلة تستغرق وقتًا في حال لم تكن الشركة تستخدم التقنيّات الحديثة في التخطيط وتحويل الأفكار إلى مخططات ورسومات يمكن تطبيقها على الواقع، وفي هذه المرحلة يتم العمل بالمهام الأساسيّة لتحديد المتطلبات الفنيّة ووضع جدول تفصيليّ للمشروع وإنشاء خطة اتصال، ويتم عادةً استخدام طريقة معينة متعارف عيها في تحديد الأهداف بشكل فعّال في هذه المرحلة وهي ما يُعرف بالطريقة الذكية S.M.A.R.T وهي اختصار للكلمات Specific أي أن تكون الأهداف محددة، وMeasureable أي أن تكون الأهداف قابلةً للقياس، وAttainable ويعني ذلك أن تكون الأهداف ممكنة وواقعية، وRealistic بأن تكون واقعية، وTimley بأن تكون قابلةً للإنجاز على الوقت.

المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع

تعد مرحلة التنفيذ المكان الذي يقوم به الفريق بالعمل الفعليّ، ويتوجب هنا على مدير المشروع التأكد من إنشاء بيئة عمل فعّالة ومراقبة، بالإضافة إلى تقديم الاهتمام اللازم بالفريق، ومن المهام الأساسيّة التي يقوم بها مدير المشروع الحفاظ على التعاون بين أفراد الفريق وأصحاب المصلحة من المشروع، فهذا الأمر يضمن بقاء الجميع على توافق ويضمن تشغيل المشروع بسلاسة دون أي مشاكل.

المرحلة الرابعة: مراقبة المشروع والتحكم به

يمكن اعتبار المرحلة الرابعة والثالثة مرحلةً واحدةً نظرًا لأنَّ المرحلتين يتم العمل بهما في نفس الوقت وليس بشكل تسلسليّ، فمرحلة المراقبة والتحكم بالمشروع تطبّق في نفس الوقت الذي يتم به تنفيذ المشروع مما يزيد من فرصة نجاح المشروع وضمان تحقيق الأهداف بالوقت المناسب والصورة الصحيحة.

المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع

تعدّ هذه المرحلة الأخيرة من إدارة المشروع، وتشير إلى نهاية المشروع بعد أن يتم تسليمه بالوقت المطلوب، ثمَّ يتمُّ بعد ذلك استكمال الأمور الورقيّة المتعلّقة بالمشروع وإنهاء العقود وما إلى هنالك، ويتم عادةً إجراء اجتماع لقياس مدى الإنجاز والنجاح المتحقق ودراسة الإخفاقات للقيام بتجنّبها في المشاريع القادمة.

ما هي أهداف إدارة المشاريع؟

تقوم الشركات التي تنوي البدء بمشروع ما الأخذ بعين الاعتبار بعض وجهات النظر وطرح بعض الأسئلة التي تساعد في فهم الأهداف المراد تحقيقها وتحديدها بوضوح، وفيما يأتي نذكر بعض الأهداف الخاصة بإدارة المشاريع:^[٣]

• تحقيق الفائدة للشركة والعمل على تطوير النتائج المتحققة من هذا المشروع.
• تنمية المهارات المطلوبة للقيام بالأعمال بالطريقة المطلوبة.
• تطوير وتنفيذ الإجراءات المناسبة.
• التأكيد على التعاون والتواصل بين الأفراد.
• تحقيق أهداف المشروع خلال الوقت المتوقع بأعلى جودة.
• استخدام الموارد بالشكل الفّعال والذي يلائم احتياج المشروع دون الإسراف أو السرقة.
• تلبية احتياجات العملاء الخاصة أو الطلبات الحصريّة لهم.