كيف أشرح فكرة مشروعي الخاص؟

ما المقصود بالمشروع؟

يمكن تعريف المشروع Project بأنَّه عبارة عن مجموعة من المهام التي يجب على الشخص القيام بها وإكمالها من أجل الوصول إلى تحقيق الأهداف أو الوصول إلى نتيجة وغاية معينة، ويعتمد المشروع على حجم العمل ومقدار طاقته الاستيعابيّة أو نطاقه لذلك نلاحظ أنَّ المشاريع تختلف من شركة إلى أخرى بناءً على بيئة العمل التي تُدرس وتبتكر فيها الأفكار، ومن الممكن أن تكون هذه المهام أو الأهداف سهلةً وبسيطةً أو على عكس فقد يمكن أن تكون معقّدةً، وفي نهاية الأمر يتوجب على مدراء المشاريع تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها من إنشاء هذه المشاريع وإيجاد أفكارها وما يتضمنه ذلك من عمليات للوصول إلى تلك الأهداف، حيث تقوم المنظمات والأفراد بإدارة المشاريع بأهداف واسعة ضمن بيئة العمل الخاصة بهم، كتخطيط بناء مبنى جديد للمنظمة أو الشركة، أو أهداف بسيطة كإتمام واجب معين طلبه أحد العملاء وما إلى ذلك، هذا وتشكل المشاريع فرصًا كبيرةً لأصحاب الأعمال لزيادة كفاءة وفاعلية الأعمال في تحقيق مبتغاها، والمساعدة في إجراء التغييرات المطلوبة بالطريقة الصحيحة والمنظمة.^[١]

كيف أشرح فكرة مشروعي الخاص؟

يعد شرح فكرة المشروع الخاصة بك أمرًا في غاية الأهميّة فهو يهدف إلى كسب دعم زملائك بالإضافة إلى كسب دعم صانعي القرار في المؤسسة أو المنظمة التي تعمل بها لتحويل رؤيتك إلى واقع، وفي ما يأتي بعض الخطوات المهمة لتستطيع شرح الفكرة التي تمتلكها وإيصالها للجمهور بالشكل الصحيح:^[٢]

الخطوة الأولى: تحديد المشكلة

ابدأ شرحك بتحديد المشكلة التي يقوم مشروعك بعلاجها، وبيّن سبب الحاجة لحلّ هذه المشكلة، ثمَّ قم بجعل الجمهور أو الأشخاص الذين تقدّم لهم مشروعك يرون المشكلة كما تراها أنت، ويمكنك ذلك من خلال طريقتين، فإما أن تبدأ بشرح المشروع بسرعة دون الإسهاب بالتفاصيل لأنَّ بعض صنّاع القرار لا يملكون الكثير من الوقت لانتظارك حتى إنهاء الشرح كاملًا، لذلك يتوجب عليك وصف النقطة الأساسيّة بإيجاز ودقة دون الإسهاب في التفاصيل، بينما تقوم الطريقة الثانية على أساس استخدام الحقائق وليس الآراء، ويجب عليك التركيز على استخدام الحقائق فقط والابتعاد عن الخيال؛ فعلى الرغم من أنَّك تريد أن يفهم جمهورك الحقائق إلا أنَّك بنفس الوقت لا تريد المبالغة في الشرح ووصف ما ليس له علاقة بالواقع.

الخطوة الثانية: عرض الحل الذي توصلت له

قم بالبدء بعد ذلك بإيضاح الحلول التي قد تتوصل لها من خلال مشروعك لعلاج المشكلة التي ناقشتها في أول خطوة، وناقش سبب عدم نجاح الحلول الأخرى التي قدمها المنافسين في علاج نفس المشكلة، ولتقدم الحل بالصورة الصحيحة عليك العمل بالنصائح الآتية:

• تَوَقع الأسئلة والاعتراضات وكن مستعدًا للدفاع عن الحل الخاص بك، واستعد أيضًا للأسئة الصعبة، فقد تُسأل: "لماذا يعتبر الحل الأكثر كلفةً أفضل من الحل الأقل كلفةً؟"، على سبيل المثال.
• اعرض الحل الأكثر تأثيرًا، فأصحاب المصالح والأعمال ينجذبون للحلول الأكثر فعالية ذات التأثير واسع النطاق.
• استخدم الحقائق عِوضًا عن الآراء، وقم باستخدام أكبر عدد ممكن من الأمثلة المدعّمة لكلامك.

الخطوة الثالثة: حدد معايير نجاحك ومخرجات مشروعك

قم بعد عرض حلك وتوضيحه بتحديد المعايير التي تمكنك من قياس مدى نجاح المشروع، والنتائج التي يتوجب الوصول إليها بعد الانتهاء من تطبيق المشروع، ويمكن تحديد مخرجات المشروع الذي تقدّمه من خلال اتّباع النصائح الآتية:

• تحديد موعد تسليم الأعمال أو النتائج، وتحديد ما سيقدمه مشروعك وما يمكن أن يتوقعه المستخدمون منه.
• التأكيد على أن يكون الحل الذي تقدّمه قابلًا للقياس وأن يكون أيضًا محددًا وقابل للتحقيق أو واقعيًّا.

الخطوة الرابعة: حدد خطتك أو نهجك

تعد هذا الخطوة الأكثر أهميةً في عملية شرح فكرة المشروع، ففي هذه الخطوة يتم شرح آلية تطبيق الحلول وكيفية تحقيق الأهداف، وشرح كيفية إدارة المشكلات والسبب الذي يعد فيه هذا الحل الأكثر ملائمةً والأكثر فعاليةً في حل المشاكل التي ابتُكر المشروع لأجلها.

الخطوة الخامسة: حدد جدولك الزمني وميزانيتك

قسّم تكاليف العمل أو المشروع بما يتناسب مع الميزانيّة المتاحة، بالإضافة إلى تقسيم الوقت حسب المدة الزمنيّة الممكنة واشرح ذلك من خلال الأداء الذي تقدّمه في شرحك، فإثبات قدرتك على التنظيم قد يعدّ دليلًا على مدى كفاءة المشروع الذي تقدّمه أو قد تدعمك في نقاط القبول، وتتم هذه الخطوة من خلال تقسيم المتطلبات إلى فئات بحيث يتم تضمين التكاليف المباشرة وغير المباشرة جميعها، هذا فيما يتعلق بالميزانيّة، أمَّا الجدول الزمني فإنَّه يتوجب عليك أن تمتاز بالفعالية والقدرة على الإنجاز وتوفير وقت البدء بالمشروع ووقت إنهائه ورسم مخطط زمنيّ يوضح ذلك للعيان.

أخطاء تجنبها أثناء شرح فكرة المشروع الخاص بك

يقوم الأشخاص المحترفون في إدارة المشاريع بمشاركة نجاحاتهم لكن بحذر، فهم يتجنبون القيام بمجموعة من الأمور أثناء شرح أفكار مشارعيهم التي يودون القيام بها، وفيما يأتي أهم هذه النقاط:^[٣]

• عليك عدم التظاهر أو محاولة إبراز نفسك أو ما يعرف بالغطرسة والشعور بالغرور في ما قدّمته أو تقدّمه من أعمال.
• عليك عدم التطرّق للأمور السلبيّة بكثرة؛ حيث إنَّها ستنقل شعورًا سلبيًّا للجمهور.
• تجنب التحدّث عن المشاريع غير الناجحة التي قد قمت بها سابقًا.
• تجنب إعطاء إجابات بسيطة أو سطحية للأسئلة المهمة، وقم بأخذ جميع الأسئلة على محمل الجد.